Thuê đối tác ngoài thực hiện hoạt động bảo trì là phương pháp khá phổ biến của nhiều công ty từ ngành hàng không cho đến công nghệ thông tin và sản xuất nhằm duy trì tài sản công ty.

Nhìn chung, bảo trì có ba cách bao gồm

  • Sử dụng nhân viên nội bộ
  • Kết hợp nhân viên với đối tác bên ngoài
  • Thuê ngoài toàn bộ

Những biện pháp này sẽ linh hoạt thay đổi tùy theo nhu cầu thúc đẩy của từng công ty, doanh nghiệp.

Hãy cùng tìm hiểu một số ưu nhược điểm chính của việc thuê ngoài liên quan đến các yếu tố về chi phí, công cụ, thiết bị công nghệ, chất lượng công việc, rủi ro và khả năng quản lý ngay sau đây.

1. Ưu điểm của thuê đối tác ngoài

Tiết kiệm chi phí: Kiểm soát chi phí là lý do quan trọng trong việc thúc đẩy các doanh nghiệp quyết định thuê ngoài. Thông thường, lương và phúc lợi nhân viên như y tế, nghỉ phép… mà công ty có trách nhiệm trợ cấp sẽ cao hơn nhiều. Khác với nhân viên nội bộ, chi phí thuê mướn bảo trì hay các khoản nợ tài chính có liên quan đến người lao động thường do nhà thầu chi trả. 

Thuê ngoài giúp tiết kiệm chi phí cho hoạt động bảo trì

Thuê ngoài giúp tiết kiệm chi phí cho hoạt động bảo trì

Nhân sự linh hoạt, chuyên môn: Nhà thầu bên ngoài có khả năng cung cấp các nhân sự linh hoạt hơn, chi phí, thời gian đầu tư ít cũng như đảm bảo nhân công có các kỹ năng cần thiết giúp hoàn thành tốt hoạt động bảo trì. Thay vì phải chịu thêm khoản phí phát triển năng lực nội bộ thường xuyên hoặc liên tục thì đối tác ngoài sẽ có sẵn dịch vụ chuyên biệt hỗ trợ khi cần thiết. 

Công cụ, thiết bị và công nghệ: Công ty không cần đào tạo nhân viên nội bộ cách thức sử dụng công nghệ hoặc bỏ thêm chi phí mua lại công nghệ hay thiết bị cho công tác bảo trì. Đối với các thiết bị chuyên dụng, nhà thầu sẽ được yêu cầu cung cấp các công cụ cần thiết giúp thực hiện tốt yêu cầu được giao.

Doanh nghiệp có thể tập trung hơn cho các mục tiêu quan trọng khi thuê ngoài

Doanh nghiệp có thể tập trung hơn cho các mục tiêu quan trọng khi thuê ngoài

Chú trọng hoạt động kinh doanh cốt lõi: Việc thuê ngoài sẽ cho phép ban lãnh đạo tập trung vào những nội dung trọng tâm và mục tiêu quan trọng góp phần thúc đẩy hoạt động kinh doanh.

2. Nhược điểm của thuê đối tác ngoài

Mất kiểm soát: Thuê đối tác thực hiện hoạt động bảo trì sẽ tiết kiệm chi phí nhưng hạn chế của công ty chủ quản chính là không có khả năng trực tiếp quản lý và hướng dẫn lực lượng nhân công. Đồng thời, dịch vụ mà bên ngoài cung cấp khó đáp ứng hết yêu cầu của công ty. Ngoài ra, một số quan điểm trái ngược trong cách quản lý sẽ dễ dẫn đến xung đột hơn.

Hoạt động bảo trì hợp tác với bên ngoài sẽ có nhiều rủi ro về xung đột

Hoạt động bảo trì hợp tác với bên ngoài sẽ có nhiều rủi ro về xung đột

Luân chuyển nhân viên: Nhân viên nội bộ sẽ có mức độ cam kết đối với thời gian phục vụ cho công ty cao hơn so với nhân công của một nhà thầu. Thực tế, nhân viên thuê ngoài không có lòng trung thành đối với công ty và những điều họ biết về hoạt động bảo trì, trang thiết bị hay mô hình kinh doanh cũng dễ bị rò rỉ hơn khi họ rời đi. 

Thời gian phản hồi: Khi xử lý những hợp đồng đặc biệt như PLC, điện lạnh…phức tạp thì thời gian phản hồi cho các sự cố được xử lý nội bộ nhanh hơn khi gọi cho đối tác ngoài đến xử lý. Do đó, các công ty chủ quản cần làm rõ các thỏa thuận về thời gian phản hồi có thể chấp nhận được như trong vòng 24 giờ hoặc 72 giờ. Thời gian càng bị kéo dài thì hoạt động sản xuất càng bị ngưng trệ dẫn đến công ty khó có thể đáp ứng năng suất, mục tiêu đề ra. 

Thời gian phản hồi trong hoạt động bảo trì cần được thỏa thuận rõ ràng

Thời gian phản hồi trong hoạt động bảo trì cần được thỏa thuận rõ ràng

Nhìn chung, chủ doanh nghiệp phải thực sự thông minh trong việc xác định hiệu quả chi phí, khả năng kiểm soát, tính linh hoạt để quản lý hoạt động bảo trì trong phạm vi ngân sách hạn chế. Thuê đối tác ngoài vừa có điểm lợi lẫn điểm chưa tốt nên đòi hỏi công tác quản lý phải hết sức cẩn trọng và kỹ lưỡng. 

Tham khảo: