Procurement

Procurement/Procurement Management/Procurement strategy được hiểu là quá trình mua sắm, lập kế hoạch hay xây dựng chiến lược mua sắm hàng hóa hoặc dịch vụ mà công ty cần có để đáp ứng được mô hình kinh doanh của mình. Hàng hóa hoặc dịch vụ ở đây có thể được xem là các nguyên vật liệu cần có cho quá trình sản xuất để tạo ra thành phẩm, trang thiết bị cần có phục vụ cho quá trình sản xuất hay những dịch vụ cần thiết để duy trình hoạt động kinh doanh của công ty.

Procurement/Procurement Management/Procurement strategy cũng liên quan đến việc đảm bảo các bộ phận hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, từ đó quy trình mua sắm được vận hành trơn tru và kế hoạch mua sắm cũng như chi phí đã đề ra được tối ưu.

Quy trình mua sắm hàng hoá của doanh nghiệp, công ty rất đa dạng và phụ thuộc vào mô hình kinh doanh, quy trình hoạt động của công ty đó. Nhưng nhìn chung, quy trình mua sắm hàng hóa cho doanh nghiệp thường sẽ bao gồm các hoạt động như:

  1. Phát sinh nhu , sự cần thiết của hàng hoá, dịch vụ
  2. Lên kế hoạch mua sắm hàng hoá, dịch vụ cần thiết
  3. Tìm kiếm nhà thầu
  4. Đánh giá nhà
  5. Đàm phán, thương thảo để lựa chọn nhà thầu
  6. Ký hợp đồng
  7. Triển khai hợp đồng
  8. Bàn giao hàng hoá, triển khai dịch
  9. Bàn giao hàng hóa, triển khai dịch vụ

Quy trình mua sắm sẽ kết thúc ngay khi doanh nghiệp đã sở hữu hàng hóa, dịch vụ cần có.

Sourcing

Sourcing/ Strategic Sourcing là một bộ phận, công việc nằm trong Quá trình mua sắm (Procurement process) để đảm bảo tìm kiếm được một nhà cung cấp lý tưởng về giá, tiến độ,… cân bằng mục tiêu trong kinh doanh.

Sourcing/ Strategic Sourcing là một quá trình bao gồm nhiều công việc quan trọng nhằm tìm kiếm cho công ty nhiều nhà cung cấp lý tưởng. Strategic Sourcing liên quan đến nghiên cứu thị trường, thu thập dữ liệu, phân tích dữ liệu, đàm phán và ký kết hợp đồng. Quy trình này thành công sẽ đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Các công việc để thực hiện một chiến lược tìm kiếm nhà cung cấp lý tưởng (Strategic Sourcing) sẽ bao gồm:A picture containing chart

Description automatically generated

  1. Phân tích các sản phẩm mà doanh nghiệp đang cần và lên ngân sách để chi tiêu cho các bộ phận có liên quan.
  2. Phát triển một chiến lược tìm nguồn cung ứng dựa theo mục tiêu của kinh doanh của doanh nghiệp.
  3. Phân tích thị trường thông qua đánh giá các nhà cung cấp sản phẩm/dịch vụ và lên một danh sách các nhà cung ứng tiềm năng.
  4. Đưa ra các yêu cầu, tiêu chí và đề xuất cho sản phẩm/dịch vụ để thu hút cũng như đánh giá được nhà cung ứng.
  5. Đàm phán và lựa chọn nhà cung ứng phù hợp.
  6. Bổ sung thông tin nhà cung cấp lên trên hệ thống các nhà cung ứng của công ty để tạo nguồn thông tin dồi dào.
  7. Theo dõi các chỉ số liên quan đến hiệu suất làm việc của nhà cung cấp và tối ưu hóa kế hoạch tìm nguồn cung ứng, thời gian khi cần thiết.

Việc lên một chiến lược tìm kiếm nhà cung cấp sẽ đem đến rất nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp, điển hình nhất là 3 lợi ích:

  1. Tiết kiệm chi phí: Đây có lẽ là điều mà doanh nghiệp nào cũng tìm kiếm nhằm đạt được lợi nhuận. Tuy nhiên, doanh nghiệp không thể vì tiết kiệm chi phí mà cung cấp các loại hàng hóa, dịch vụ không chất lượng hay không đem đến lợi ích cho người sử dụng.
  2. Giảm thiểu rủi ro
  3. Tìm được nhà cung cấp lý tưởng và xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài, bền vững. Điều này giúp đem lại nhiều nguồn thông tin về thị trường, có lợi thế trong việc triển khai các sản phẩm hàng hóa, dịch vụ đến khách hàng và tạo được uy tín trên thị trường.

Purchasing (mua hàng)

Bộ phận mua hàng trong một tổ chức, doanh nghiệp hay trong một chuỗi thực thi chiến lược mua sắm là bộ phận tiếp nối, đảm nhiệm công việc liên hệ với nhà cung cấp nhằm đảm bảo việc bàn giao hàng hóa, dịch vụ đúng như hợp đồng, điều khoản thỏa thuận của hai bên hay nhiều bên liên quan.

Bộ phận mua hàng còn chịu trách nhiệm xử lý các thủ tục về mặt giấy tờ, thư từ hành chính liên quan với mục hoàn thành tốt nhiệm vụ mua hàng.

Các công việc chi tiết của bộ phận mua hàng có thể kể đến:

  1. Nhận danh sách các sản phẩm hàng hóa, dịch vụ và thông tin nhà cung cấp từ bộ phận Sourcing.
  2. Gửi thư thăm dò đến nhà cung cấp và yêu cầu nhà cung cấp gửi các sản phẩm để lựa chọn.
  3. Lên kế hoạch đến xem thực tế và đánh giá các sản phẩm trực tiếp.
  4. Thương lượng và đàm phán về thời gian, tiến độ giao hàng.
  5. Kết hợp cùng bộ phận liên quan cho việc giao nhận hàng.
  6. Trực tiếp xử lý về khiếu nại, hàng lỗi và yêu cầu nhà cung cấp bồi thường nếu có.

Purchasing là một công việc mang nhiều trách nhiệm bởi là bộ phận trực tiếp kiểm tra hàng hóa , dịch vụ từ nhà cung ứng trước khi đến tay khách hàng. Thông qua bộ phận Purchasing, doanh nghiệp sẽ đánh giá được chỉ tiêu năng suất và chất lượng của nhà cung cấp để giảm thiểu rủi ro và cải tiến chất lượng tìm kiếm nhà cung ứng.

Kết luận

Các khái niệm Procurement, Sourcing, và Purchasing thường dễ bị nhầm lẫn. Tuỳ theo loại hình kinh doanh cũng như quy mô của từng doanh nghiệp, các bộ phận này có thể được tách riêng hoặc gộp chung thành một phòng ban.

Khái niệm và trách nhiệm công việc của từng bộ phận được hiểu đúng sẽ giúp tăng năng suất làm việc cho nhân viên trong bộ phận và giúp doanh nghiệp đến gần hơn với việc đạt được mục tiêu kinh doanh của mình.

Qua bài viết này, hy vọng bạn đọc, đặc biệt là những ai đang tìm kiếm công việc liên quan đến quy trình thu mua, có cái nhìn toàn diện và hiểu rõ hơn sự khác nhau cũng như mối liên hệ tương quan giữa các bộ phận. Bởi nắm rõ kiến thức về Procurement, Sourcing và Purchasing sẽ giúp bạn thuận lợi hơn trong việc triển khai và thực hiện công việc.

Các nguồn tham khảo:

PHÂN BIỆT PURCHASING, SOURCING VÀ PROCUREMENT

STRATEGIC SOURCING LÀ GÌ? TẠI SAO CÁC DOANH NGHIỆP CẦN STRATEGIC SOURCING

PURCHASING LÀ GÌ?