Hãy tưởng tượng rằng bạn đang tìm mua một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể. Bạn đã xác định được nhà cung cấp phù hợp và sẵn sàng mua hàng, nhưng cách tốt nhất để chính thức ghi lại thỏa thuận giữa bạn và nhà cung cấp là gì?

Một số doanh nghiệp sử dụng hợp đồng mua bán, hay chỉ yêu cầu xuất hoá đơn đối với đơn hàng nhỏ. Ngoài ra, các doanh nghiệp có thể xem xét một giải pháp khác – sử dụng đơn đặt hàng.

Đơn đặt hàng là thỏa thuận ràng buộc về mặt pháp lý giữa người mua và người bán và là một lựa chọn tuyệt vời khi bạn cần nhiều hóa đơn nhưng không cần thiết phải ký kết những hợp đồng dài dòng, phức tạp. 

Đơn đặt hàng (PO – Purchase Order) là gì, được sử dụng trong trường hợp nào

Đơn đặt hàng là chứng từ được cấp từ Người mua (tổ chức của bạn) cho Người bán (nhà cung cấp). Đây là một công cụ quan trọng đối với Người mua vì chính thức hóa các yêu cầu và giá cả, đồng thời đóng vai trò là tài liệu ràng buộc về mặt pháp lý của hàng hóa / dịch vụ đã được đặt hàng.

Đơn đặt hàng (PO - Purchase Order) là chứng từ được cấp từ Người mua (tổ chức của bạn) cho Người bán (nhà cung cấp).

Đơn đặt hàng (PO – Purchase Order) là chứng từ được cấp từ Người mua (tổ chức của bạn) cho Người bán (nhà cung cấp).

PO cũng rất quan trọng đối với Người bán vì nó cho thấy bằng chứng rằng đơn đặt hàng đã được Người mua chính thức đặt và hỗ trợ xác nhận xem có đủ hàng tồn kho để đáp ứng hàng hóa hoặc dịch vụ được xác định trong PO hay không.

 Dưới đây là một số nội dung thường thấy trong Đơn đặt hàng:

  • Tên và địa chỉ của người mua
  • Tên và địa chỉ của người bán
  • Thông tin giao hàng (hàng hóa / dịch vụ được giao cho ai và ở đâu)
  • Mô tả chi tiết, số lượng và đơn giá cho từng sản phẩm hoặc dịch vụ được đặt hàng
  • Số đơn đặt hàng
  • Các điều khoản và điều kiện, phổ biến nhất:
    – Điều khoản thanh toán
    – Điều khoản vận chuyển và giao hàng
    – Điều khoản chấp nhận
  • Chấp thuận / ủy quyền của Người mua và Người bán

Hướng dẫn mua hàng cụ thể, rõ hàng sẽ giúp nhân viên thu mua thực hiện tốt nhiệm vụ của mình.

Hướng dẫn mua hàng cụ thể, rõ hàng sẽ giúp nhân viên thu mua thực hiện tốt nhiệm vụ của mình.

Đơn đặt hàng rất phù hợp cho các giao dịch mua theo kiểu hàng hóa khi bạn có thể dễ dàng xác định thông số kỹ thuật chính xác và số lượng cần thiết, cũng như chi phí liên quan. Một số ví dụ về các tình huống trong đó PO có thể phù hợp bao gồm:

  • Đặt mua đồ dùng văn phòng
  • Mua dịch vụ in ấn (tức là thiết kế, vật liệu và phí bưu điện cho một bưu phẩm bưu thiếp)
  • Mua thiết bị CNTT

Hạn chế khi sử dụng đơn đặt hàng

Không phải lúc nào PO cũng phù hợp, đặt biệt là khi bạn mua hoặc thuê ngoài một dịch vụ. Dưới đây là một số điều khoản và điều kiện phổ biến mà bạn có thể thấy trong một hợp đồng chính thức, dài hạn nhưng không có trong Đơn đặt hàng tiêu chuẩn:

  • Thời hạn và chấm dứt
  • Thay đổi cách quản lý
  • Bảo vệ dữ liệu và thông báo vi phạm
  • Bảo mật
  • Bồi thường
  • Bất khả kháng
  • Thỏa thuận mức dịch vụ
  • Tính hiệu lực từng phần
  • Sử dụng nhãn hiệu

Các thỏa thuận trong hợp đồng này dài hơn và nêu rõ tất cả các điều khoản, điều kiện mà các bên phải tuân theo, thay vì chỉ xác định mô tả sản phẩm, số lượng và giá cả. Một số trường hợp điển hình mà bạn nên sử dụng hợp đồng thay vì PO là:

  • Thuê ngoài một chức năng kinh doanh
  • Thuê chuyên gia tư vấn
  • Mua giấy phép phần mềm
  • Mối quan hệ mà bạn đang trao đổi thông tin không công khai

Các phương pháp quản lý PO hiệu quả

Mỗi tổ chức đều có cách tiếp cận riêng biệt đối với các hoạt động mua sắm nhưng có thể hưởng lợi từ việc thực hiện các chiến lược đã được chứng minh và các phương pháp được nêu bên dưới để đạt quản lý hoạt động thu mua và PO hiệu quả hơn.

Bước đầu tiên để xây dựng chiến lược quản lý PO tốt nhất là tạo ra các hướng dẫn bằng văn bản với các chính sách và thông lệ được nêu rõ ràng để nhân viên thu mua tuân theo.

  • Hướng dẫn PO thiết lập các quy tắc và kỳ vọng cho nhóm của bạn khi họ thay mặt công ty đưa ra quyết định mua hàng.
  • Các hướng dẫn cần giải quyết được các câu hỏi như nhân viên thu mua có nên chọn hàng hóa có giá thấp nhất để cắt giảm chi phí kinh doanh hay chọn hàng hóa đắt hơn để có chất lượng kho hàng tốt nhất. Khi nào có thể sử dụng PO hoặc khi nào cần sử dụng hợp đồng.
  • Hướng dẫn này sẽ là tài liệu tham khảo hữu ích để phác thảo các quy trình cho các tình huống mua hàng cụ thể và cũng có thể được sử dụng để đào tạo nhân viên mới trong việc lựa chọn và thương lượng với nhà cung cấp.

Ngoài việc có các chính sách và hướng dẫn được lập thành văn bản, các bước sau cũng cần thiết để đảm bảo thực hành tốt nhất việc đặt hàng:

  • Tạo và duy trì cơ sở dữ liệu tất cả các nhà cung cấp mà doanh nghiệp của bạn đã từng đặt hàng. Hồ sơ nhà cung cấp rõ ràng và dễ tiếp cận giúp hợp lý hóa các hoạt động mua sắm, giúp lựa chọn nhà cung cấp nhanh chóng và dễ dàng hơn. Cơ sở dữ liệu của nhà cung cấp có sẵn sẽ giúp bạn tạo PO nhanh hơn nhiều.
  • Xây dựng các hạn chế về chi phí liên quan đến ngân sách bằng cách phân loại các sản phẩm và dịch vụ cần thiết để bổ sung hàng tồn kho, tách các khoản mua thành các danh mục như vật tư văn phòng, linh kiện sản xuất hoặc thiết bị. Phân loại danh mục giúp thực thi các hạn chế liên quan đến ngân sách vì bạn có thể đặt giới hạn theo danh mục chi phí và chúng giúp cải thiện việc theo dõi dòng tiền.
  • Triển khai hệ thống phê duyệt mua hàng để kiểm soát chi phí và ngăn ngừa quản lý tài chính yếu kém. Bằng cách thực thi quy trình phê duyệt, bạn sẽ giúp ngăn chặn việc mua hàng không đạt yêu cầu, đặc biệt nếu một đơn đặt hàng trùng lặp được đặt cho cùng một sản phẩm.
  • Một loạt các đề mục cần kiểm tra để đảm bảo chất lượng giúp duy trì dữ liệu chính xác của các đơn đặt hàng, giúp giảm thiểu sai sót và đảm bảo rằng tất cả các chi tiết đã được điền chính xác. Bao gồm các thông tin quan trọng như số lượng mua, giá cả, chi tiết vận chuyển và bất kỳ khoản thuế nào đối với hàng hóa.
  • Có tài liệu và hồ sơ được quản lý tốt cho mục đích kiểm toán, hồ sơ nên được lưu giữ và lưu trữ để tất cả các tài liệu liên quan đến đơn đặt hàng được lưu trữ cùng nhau một cách chính xác. Bảo mật dữ liệu vô cùng quan trọng, giúp tránh việc tài liệu bị thay đổi một cách cố ý hoặc vô ý, đặt sai vị trí, xóa hoặc phá hủy.
  • Quy trình hủy bỏ đơn hàng phải rõ ràng. Khi một PO bị hủy, phải có một văn bản chính thức, bao gồm các thông tin liên quan và chữ ký phê duyệt. Đơn đặt hàng bị hủy phải được lưu giữ cùng với các tài liệu khác liên quan đến đơn đặt hàng này.

Tóm lại, đơn đặt hàng là một công cụ tuyệt vời để sử dụng khi bạn cần chính thức ghi lại các mua sắm nhỏ hơn có các mục hàng được xác định rõ có thể được xác định về số lượng và đơn giá. Khi bạn tham gia vào một mối quan hệ phức tạp với một nhà cung cấp, bạn sẽ muốn sử dụng hợp đồng với các điều khoản và điều kiện chi tiết hơn để điều chỉnh mối quan hệ và nghĩa vụ hợp đồng của bạn.

THAM KHẢO

When Does it Make Sense to Use a Purchase Order?

An Overview of Best Practices for Efficient Purchase Ordering