Mua sắm điện tử hay còn được biết đến với thuật ngữ e-procurement dùng để chỉ hình thức mà một tổ chức sử dụng internet hoặc đôi khi là mạng nội bộ để mua những hàng hóa và dịch vụ phục vụ cho hoạt động của tổ chức đó.

Sử dụng e-procurement cũng có nghĩa là các quy trình thực hiện trên giấy tờ được thay thế hoàn toàn bằng quy trình làm việc điện tử, giúp hợp lý hóa tất cả các khía cạnh của quy trình mua hàng, là hình thức mà các doanh nghiệp đang muốn hướng tới và chuyển đổi toàn bộ quy trình mua hàng thành e-procurement trong tương lai.

Lợi ích của Mua sắm điện tử

Việc số hóa các quy trình ngoài việc giảm thiểu các lỗi do bất cẩn khi thực hiện các bước thủ công, còn giúp giảm tới 70% chi phí xử lý trong một tổ chức. Nhưng tiết kiệm chi phí không phải là lợi ích duy nhất mà các giải pháp mua sắm điện tử mang lại.

Lợi ích của Mua sắm điện tử
Lợi ích của Mua sắm điện tử

Khi một doanh nghiệp thực sự áp dụng giải pháp mua sắm điện tử và đạt được 100% sự chấp thuận của người dùng, việc tuân thủ mua hàng sẽ tăng lên gấp 10 lần, quản lý chi tiêu tốt hơn và hàng hóa, dịch vụ có thể được thương lượng với giá tốt hơn từ các nhà cung cấp chiến lược. Ngoài ra, mua sắm điện tử còn có thể:

  • Tăng tốc độ giao dịch tổng thể
  • Chuẩn hóa trải nghiệm mua hàng
  • Ngăn ngừa sự giả dối, lừa đảo
  • Cung cấp khả năng hiển thị chi tiêu 100%
  • Giảm bớt các tác vụ thường ngày để các nhóm mua sắm có thể tập trung vào các sáng kiến ​​mang tính chiến lược.

Các chức năng chính của Mua sắm điện tử

Các chức năng chính của Mua sắm điện tử giúp tiếp cận và mang lại lợi ích cho toàn bộ hoạt động hàng ngày của công ty và các hoạt động của chuỗi cung ứng. Dưới đây là các chức năng chính của Mua sắm điện tử:

  • Tự động hóa các quy trình thủ công để tiết kiệm thời gian và giảm các lỗi do sự bất cẩn của con người gây ra.
  • Đơn giản hóa quy trình mua sắm thông qua các quy trình không chạm, công nghệ tiên tiến và tuân thủ theo các bước.
  • Cung cấp cho nhân viên và các bên liên quan nền tảng để giám sát, theo dõi trong suốt quá trình mua hàng, nhờ đó giúp tối ưu hóa hiệu suất mua sắm.
  • Cho phép đàm phán giữa nhiều đối tác và các bên liên quan.
Các chức năng chính của Mua sắm điện tử
Các chức năng chính của Mua sắm điện tử

Các công cụ của Mua sắm điện tử

Trong mua sắm điện tử, có 6 danh mục chính, cũng là 6 công cụ mà hầu hết các giải pháp mua sắm điện tử rơi vào, đó là:

  • Phân tích chi tiêu: Trực quan hóa dữ liệu, so sánh chi tiêu, theo dõi tuân thủ chi tiêu và chi tiết các khoản chi tiêu theo danh mục và nhà cung cấp.
  • Quản lý nhà cung cấp: Hợp tác với nhà cung cấp, quản lý dự án và quản lý tiền lương
  • Tìm nguồn cung ứng điện tử: Thư viện kiến thức, theo dõi phản hồi, tính điểm tự động và cộng tác với nhà cung cấp
  • Quản lý hợp đồng: Soạn thảo, công cụ quy trình làm việc, quản lý tài liệu, theo dõi hoàn thành và tìm kiếm trực quan
  • Quản lý danh mục: Tích hợp, tìm kiếm trực quan cũng như khả năng phân loại và lập nhóm hàng hóa
  • Lập hóa đơn điện tử: Quản lý thanh toán, danh mục và quy tắc tự động, cộng tác và trực quan hóa dữ liệu

Mua sắm điện tử hoạt động như thế nào?

Bước đầu tiên để thực hiện mua sắm điện tử cho tổ chức của bạn là lựa chọn và triển khai giải pháp mua sắm điện tử. Có rất nhiều nhà cung cấp trên thị trường để bạn lựa chọn, và để tìm kiếm giải pháp mua sắm điện tử hoàn hảo, điều quan trọng nhất là phải xem xét tất cả các nhu cầu của các bên liên quan. EI Industrial là công ty đi đầu về lĩnh vực thương mại điện tử B2B ngành sản xuất và xây dựng. EI Industrial cung cấp nền tảng giúp cho quy trình mua hàng B2B thuận tiên hơn nhiều cho cả người bán và người mua.

Bằng khả năng hoạt động tự động của mình, mua sắm điện tử giúp doanh nghiệp loại bỏ hoàn toàn rắc rối, phức tạp của các quy trình giấy tờ, đồng thời cũng giảm đáng kể các lỗi do thực hiện bằng quy trình thủ công. Đây là tác động tích cực mà mua sắm điện tử mang lại cho các tổ chức.

Quy trình của Mua sắm điện tử
Quy trình của Mua sắm điện tử

Các giải pháp mua sắm điện tử trang bị cho nhân viên những công nghệ cần thiết để tìm kiếm và chọn mua các mặt hàng mà họ cần thông qua danh mục hàng hóa trực tuyến. Nhưng không chỉ dừng lại ở đó, mua sắm điện tử còn cho phép nhân viên quản lý việc mua hàng của họ dựa trên quyền sử dụng của người dùng, hướng dẫn mua hàng, danh mục mua hàng trực tuyến và các công cụ tìm kiếm thông minh.

Có thể tóm tắt cách thức hoạt động của Mua sắm điện tử như sau:

  • Khi có yêu cầu mua hàng, người có thẩm quyền sẽ tiến hành phê duyệt bằng phương pháp điện tử.
  • Khi từng mặt hàng riêng lẻ được phê duyệt, PO sẽ tự động tạo các đơn đặt hàng, sau đó sẽ được chuyển giao kỹ thuật số cho nhà cung cấp.
  • Khi mặt hàng hoặc dịch vụ được giao, nó sẽ được đánh dấu là “đã nhận” trong hệ thống, hóa đơn sẽ được tạo và gửi đến tài khoản của bạn để thanh toán.

Kết

Hiện nay, các công ty đang tiếp tục ưu tiên chuyển đổi kỹ thuật số để trở nên hiệu quả hơn và tiết kiệm chi phí hơn trong việc mua sắm hàng hóa. Trong một podcast (tệp audio online) gần đây về nghệ thuật mua sắm, khách mời Jon Hansen (chuyên gia về quan điểm mua sắm) đã lưu ý rằng ước tính khoảng 70% chuyển đổi kỹ thuật số sẽ được thực hiện thông qua chuỗi cung ứng và chịu ảnh hưởng bởi hoạt động mua sắm. Đó là một con số không nhỏ, và sẽ vẫn tiếp tục ngày càng nhiều doanh nghiệp thực hiện nó trong tương lai.

——————————————————- 

Xem thêm >>> CÁC ƯU TIÊN MUA SẮM HÀNG ĐẦU HƯỚNG ĐẾN NĂM 2025

THAM KHẢO:

What is e-Procurement?

E-procurement: The history, future and our 6 top e-procurement tools