Thu mua (procurement) và mua hàng (purchasing) là 2 khái niệm được sử dụng rất nhiều và thông dụng trong chuỗi cung ứng. Nhiều người vẫn hay dùng 2 thuật ngữ này để thay thế cho nhau mặc dù ý nghĩa của nó không giống nhau. Vậy, bài viết dưới đây sẽ giúp bạn phân biệt rõ giữa Thu mua và Mua hàng trong chuỗi cung ứng, chúng thật sự khác nhau ở những điểm nào?

Thu mua hay Mua hàng?

Thu mua là gì?

Thu mua (procurement) là quá trình tìm nguồn cung ứng và có được hàng hóa, dịch vụ mà một công ty cần để thực hiện các mục tiêu kinh doanh của mình. Một chiến lược thu mua hiệu quả có thể làm được nhiều điều. Ví dụ, nó có thể tiết kiệm chi phí cho một công ty bằng cách thương lượng các điều khoản và giá cả có lợi. Nó cũng có thể đảm bảo chất lượng, hiệu quả và thời gian của nhà cung cấp.

Các bước trong quy trình thu mua

Việc thu mua liên quan đến nhiều thứ chứ không đơn giản là dùng thẻ tín dụng của công ty và thanh toán mua hàng. Một quy trình thu mua điển hình sẽ bao gồm các bước sau:

  • Xác định những loại hàng hóa, dịch vụ mà công ty cần.
  • Nghiên cứu và tìm nguồn nhà cung cấp có liên quan.
  • Tạo danh sách nhà cung cấp ưu tiên.
  • Gửi yêu cầu thu mua để nhận báo giá (RFQ).
  • Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp.
  • Đàm phán các điều khoản và ký hợp đồng với nhà cung cấp.
  • Tạo đơn đặt hàng.
  • Nhận hàng và thực hiện kiểm tra chất lượng.
  • Kiểm soát hàng tồn kho.
  • Phê duyệt hóa đơn và tiến hành thanh toán.
  • Phát triển và duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp.

Trên thực tế, quy trình thu mua này có thể sẽ thay đổi một vài bước tùy vào các yếu tố nội tại của công ty như quy mô, lĩnh vực kinh doanh, nguồn nhân lực, cơ cấu tổ chức,…

Thu mua ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận công ty

Tầm quan trọng của việc thu mua

Thu mua rất quan trọng trong kinh doanh vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến tỷ suất lợi nhuận của công ty. Để một doanh nghiệp có lãi, chi phí thu mua hàng hóa, dịch vụ và tất cả các khoản chi phí khác cần phải nhỏ hơn số tiền mà doanh nghiệp bán ra.

Việc thực hiện các quy trình thu mua tốt nhất sẽ đảm bảo rằng người mua (tức là công ty) luôn mua được hàng hóa và dịch vụ ở mức giá tốt nhất có thể. Ngoài ra, thu mua được liên kết với một số chức năng kinh doanh cốt lõi trong một tổ chức. Do đó, nó phải luôn được coi là một phần quan trọng trong chiến lược công ty của bất kỳ tổ chức nào.

Mua hàng là gì?

Mua hàng (purchasing) có thể được xem là một phần của quá trình thu mua, nó tập trung vào giai đoạn giao dịch hàng hóa và dịch vụ mua vào. Các hoạt động liên quan đến quá trình mua bao gồm: tạo đơn đặt hàng và đặt mua hàng hóa/dịch vụ, hoặc nhận sản phẩm và thu xếp thanh toán. Trọng tâm chính của việc mua hàng là có thể đạt được các mục tiêu ngắn hạn bao gồm số lượng, chi phí và thời gian.

Các bước trong quy trình mua hàng

Mặc dù mua hàng nằm trong quy trình thu mua nhưng các công ty không nên điều chỉnh các bước liên quan đến mua hàng một cách rõ ràng cho phù hợp với quy mô và phạm vi của từng nhà cung cấp. Dưới đây là những bước cơ bản của quá trình mua hàng:

  • Xác nhận yêu cầu mua hàng.
  • Yêu cầu đề xuất và đánh giá các báo giá nhận được.
  • Gửi đơn đặt hàng chính thức
  • Nhận hàng hóa/dịch vụ.
  • Kiểm tra chất lượng của các mặt hàng được giao.
  • Sắp xếp thanh toán cho nhà cung cấp.

Quy trình mua hàng

Mua hàng có quan trọng như thế nào?

Chính vì mua hàng là một phần của quy trình thu mua nên nó cũng sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của quy trình này. Mục đích của các công ty là làm thế nào để khách hàng cảm thấy hài lòng khi sử dụng sản phẩm/dịch vụ của mình. Do vậy mà khâu mua hàng là vô cùng quan trọng, quyết định sản phẩm bán ra có đáp ứng được khách hàng hay không.

Mặt khác, lợi nhuận chính là mục tiêu cuối cùng mà các doanh nghiệp hướng đến. Để tối đa lợi nhuận thì chi phí mua hàng cũng phải duy trì ở mức vừa phải, số lượng hàng hóa mua vào cũng phải tránh tình trạng thừa hoặc thiếu. Chính vì thế, mua hàng góp phần không nhỏ vào việc nâng cao khả năng, lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp về giá bán trên thị trường.

Sự khác biệt giữa thu mua và mua hàng

Về cơ bản, một công ty sẽ thực hiện cả 2 quy trình là thu mua và mua hàng khi họ có nhu cầu thêm về hàng hóa/dịch vụ. Tuy nhiên, 2 thuật ngữ này cũng có một số điểm khác nhau mà chúng ta cần phân biệt.

 

Thu mua

Mua hàng

Mục tiêu cuối cùng

Để xác định nhu cầu của công ty và thực hiện việc thu mua những nhu cầu đó. Chiến lược, quy trình chủ động.

Để thu xếp chi tiêu của công ty và mua hàng hóa / dịch vụ cho công ty. Quá trình phản ứng.

Cách đánh giá hàng hóa/dịch vụ

Đặt tầm quan trọng vào giá trị của một mặt hàng hơn là giá của nó.

Tập trung hơn vào giá cả hơn là giá trị.

Thời điểm triển khai

Tham gia vào các hoạt động đầu cuối cần thiết để có được tất cả các hàng hóa và dịch vụ theo nhu cầu.

Tham gia vào thời điểm mua hàng hóa và dịch vụ.

Các nhiệm vụ liên quan

Tất cả mọi việc từ xác định nhu cầu đến tìm nguồn cung ứng, kết thúc hợp đồng và lưu trữ hồ sơ.

Đặt hàng, tiến hành và thanh toán.

Giao dịch với các nhà cung cấp

Tập trung vào việc phát triển các mối quan hệ lâu dài, đôi bên cùng có lợi với các nhà cung cấp (trọng tâm quan hệ).

Tập trung vào việc thực hiện các giao dịch hiệu quả; không quá quan tâm đến việc phát triển quan hệ nhà cung cấp (trọng tâm giao dịch).

Ngoài những điểm để trên thì thu mua và mua hàng còn có một điểm khác biệt lớn. Đó là, mua hàng tập trung vào các mục tiêu ngắn hạn như thực hiện năm đúng trong giao dịch (đúng chất lượng, đúng số lượng, đúng chi phí, đúng thời điểm và đúng địa điểm), trong khi quản lý thu mua tập trung vào các mục tiêu chiến lược, dài hạn như đạt được lợi thế cạnh tranh hoặc phù hợp với chiến lược và mục tiêu của công ty.

Sự khác biệt giữa thu mua và mua hàng

Nhìn chung, mua hàng là một quá trình nằm trong quy trình thu mua tổng thể. Mặc dù vậy, thu mua và mua hàng đôi khi có thể hoán đổi cho nhau. Trong thế giới kinh doanh, việc sử dụng các thuật ngữ tương tự trong cuộc hội thoại hoặc tài liệu là một việc làm thường xuyên, mặc dù nó thường gây nhầm lẫn và nên tránh. Do đó, các công ty nên tìm hiểu rõ những thuật ngữ này để tránh gây nhầm lẫn.

Nguồn tham khảo:

https://www.codelessplatforms.com/blog/what-is-the-difference-between-procurement-and-purchasing/ 

https://blog.procurify.com/2014/02/07/what-is-the-difference-between-procurement-and-purchasing/ 

https://kissflow.com/procurement/procurement-vs-purchasing/