Trong quá trình sản xuất, thiết kế là khâu đầu tiên cũng là khâu quan trọng nhất. Đặc biệt với ngành công nghiệp nặng như sản xuất ô tô hay tàu thuỷ, càng giảm thiểu sai sót trong quá trình thiết kế thì càng tiết kiệm được thời gian và công sức trong quá trình gia công.

Người Nhật nổi tiếng với những sản phẩm chất lượng cao, đằng sau thành công đó là quy trình làm việc hết sức đơn giản nhưng đem lại hiệu quả bất ngờ, “Quy trình 3 bước kiểm tra” là một trong số đó.

Như tên gọi, quy trình này gồm 3 bước đơn giản, cụ thể:

Bước 1: Vừa làm vừa kiểm tra

Để thực hiện bước này đòi hỏi kỹ sư trong quá trình làm việc phải liên tục kiểm tra lại những thứ mình đã làm, và một công cụ không thể thiếu đó là checklist. Checklist là một bảng tập hợp những lỗi thường hay mắc phải khi thiết kế sản phẩm do chính người kỹ sư tự đúc kết trong quá trình làm việc, hoặc cũng có thể kế thừa từ những người có kinh nghiệm. Checklist liên tục được cập nhật bổ sung những lỗi mới và cách khắc phục. 

Checklist được sử dụng ở bước Vừa làm vừa kiểm tra trong quá trình sản xuất
Checklist được sử dụng ở bước Vừa làm vừa kiểm tra trong quá trình sản xuất

Bước 2: Tự kiểm tra lại sau khi hoàn thành

Bước này bản thân người thiết kế theo đúng quy trình tự kiểm tra vẫn phải tiếp tục kiểm tra lại sau khi đã hoàn thiện bản vẽ. Có hai cách thực hiện:

  1. Cách 1, với bản vẽ có deadline cận kề thì sau khi hoàn thiện, bản vẽ được kỹ sư kiểm tra lại từ đầu ngay lập tức;
  2. Cách 2, với bản vẽ có deadline dài hơn, việc nghỉ ngơi và chuyển mạch suy nghĩ sang một công việc mới là nên làm, sau đó, người kỹ sư có thể quay lại công việc và kiểm tra như cách 1. Mục đích của quá trình này là giúp đầu óc ngắt mạch suy nghĩ đối với công việc hiện tại, tránh tình trạng suy nghĩ không thông suốt do vừa phải hoàn thiện bản vẽ trong thời gian dài liên tục.

Bước 3: Kiểm tra được tiến hành bởi bộ phận quản lý chất lượng (QC)

Hầu như tất cả các công ty đều có bước này. Đây là bước kiểm tra được thực hiện bởi người có chức năng quản lý chất lượng. Tuy nhiên, với người Nhật họ còn cẩn thận hơn bằng việc đưa sản phẩm của mình cho người có thâm niên trong nhóm hoặc phòng kiểm tra trước để khắc phục những lỗi sai trước khi đưa cho bộ phận QC kiểm tra.

Kiểm tra được tiến hành bởi bộ phận quản lý chất lượng
Kiểm tra được tiến hành bởi bộ phận quản lý chất lượng

Như vậy với 3 bước cơ bản trên thì một sản phẩn từ khâu thiết kế đã có thể giảm rất nhiều lỗi không đáng có. Châm ngôn của người Nhật là “Thà vứt bỏ nhiều bản vẽ sai còn hơn vứt bỏ một sản phẩm lỗi”. Chính vì vậy, quy trình quản lý tưởng chừng như phức tạp với nhiều bước kiểm tra, thực tế lại hoạt động vô cùng hiệu quả và tiết kiệm chi phí, cũng như tránh lãng phí khi sản xuất ra sản phẩm lỗi.

Với quy trình 3 bước kiểm tra trên ta có thể áp dụng rộng rãi cho nhiều lĩnh vực trong cuộc sống, từ những việc đơn giản như viết và gửi email cho khách hàng, hay những việc phức tạp hơn như tìm kiếm đối tác kinh doanh.

Hy vọng với 3 bước kiểm tra này chúng ta sẽ dần dần tạo ra được một hệ thống tư duy chuyên nghiệp hơn.

Nguồn bài viết: Kinh nghiệm cá nhân