Bộ chứng từ là một phần không thể thiếu đối với hoạt động xuất nhập khẩu nói chung và mua hàng nhập khẩu nói riêng. Vậy, bộ chứng từ mua hàng nhập khẩu gồm những gì? Về cơ bản, bộ chứng từ này bao gồm ba chứng từ cơ bản: hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói và vận đơn. Bên cạnh đó, các chứng từ khác như chứng thư bảo hiểm, giấy chứng nhận xuất xứ cũng đóng vai trò quan trọng. Hãy cùng We.eiindustrial.com tìm hiểu cụ thể hơn qua bài viết dưới đây!

1. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là một chứng từ quan trọng trong bộ chứng từ mua hàng nhập khẩu.

Định nghĩa

Hóa đơn thương mại là chứng từ do người bán phát hành cho người mua để chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ sau khi hoàn tất nghĩa vụ giao hàng và yêu cầu người mua trả số tiền ghi trên hóa đơn.

Công dụng

– Xác nhận số lượng, trị giá hàng hóa, dịch vụ

– Là cơ sở để người bán xuất trình đòi tiền người mua

– Là cơ sở để người mua kiểm tra việc giao hàng, cung cấp dịch vụ của người bán

– Làm cơ sở khai báo với hải quan, tính thuế xuất nhập khẩu

Phân loại

– Hóa đơn tạm tính (Provisional Invoice)

– Hóa đơn chính thức (Final Invoice)

– Hóa đơn chi tiết (Detailed Invoice)

– Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice)

Nội dung cơ bản

– Tên và địa chỉ người bán

– Tên và địa chỉ người mua

– Số và ngày hóa đơn

– Điều kiện cơ sở giao hàng

– Phương thức vận tải

– Phương thức thanh toán

– Mô tả hàng hóa, dịch vụ

– Đơn giá, số lượng, tổng trị giá của hàng hóa, dịch vụ

hóa đơn thương mại, commercial invoice
Mẫu hóa đơn thương mại

2. Phiếu đóng gói (Packing List)

Nhắc đến bộ chứng từ mua hàng nhập khẩu, không thể không nhắc đến phiếu đóng gói (Packing List).

Định nghĩa

Phiếu đóng gói là bảng liệt kê tất cả hàng hóa của lô hàng được đóng gói trong một kiện/ thùng/ hộp/ bao/ container,…

Công dụng

– Hướng dẫn trong vận chuyển

– Làm thủ tục gửi hàng và nhận hàng

Phân loại

– Phiếu đóng gói hàng hoá (Packing List)

– Phiếu đóng gói chi tiết hàng hoá (Detailed Packing List)

Nội dung cơ bản

– Tên và địa chỉ người bán

– Tên và địa chỉ người mua

– Số và ngày phiếu đóng gói

– Phương thức vận tải

– Phương thức thanh toán

– Ký mã hiệu

– Mô tả hàng hóa

– Trọng lượng tịnh và cả bì

– Số lượng kiện hàng/ container…

phiếu đóng gói, packing list
Mẫu phiếu đóng gói

 

3. Vận đơn (Bill of Lading)

Vận đơn (Bill of Lading) là một chứng từ không thể thiếu trong bộ chứng từ mua hàng nhập khẩu.

Định nghĩa

Là chứng từ do người chuyên chở (chủ tàu, thuyền trưởng) phát hành cho người gửi hàng (shipper) nhằm xác nhận việc hàng hóa đã được tiếp nhận để vận chuyển.

Công dụng

– Là bằng chứng về việc người vận chuyển đã nhận hàng hóa với số lượng, chủng loại, tình trạng như ghi rõ trong vận đơn để vận chuyển đến nơi trả hàng

– Vận đơn gốc (original B/L) là chứng từ có giá trị, dùng để định đoạt và nhận hàng

– Là bằng chứng xác nhận hợp đồng chuyên chở hàng hóa đã được ký kết

Phân loại

–  Căn cứ vào tình trạng xếp hàng: Vận đơn đã xếp hàng (shipped on board B/L); Vận đơn nhận hàng để xếp (received for shipment B/L)

– Căn cứ vào khả năng lưu thông: Vận đơn theo lệnh (order B/L); Vận đơn đích danh (straight B/L); Vận đơn cho người cầm hay vận đơn xuất trình (B/L of bearer)

– Căn cứ vào đối tượng phát hành: Master B/L; House B/L

– Căn cứ vào chức năng: Original B/L; Surrender B/L (telex release); Seaway B/L

Nội dung cơ bản

– Số vận đơn (B/L no.)

– Người gửi hàng (shipper)

– Người nhận hàng (consignee)

– Địa chỉ thông báo (notify address)

– Tên tàu (vessel)

– Cảng xếp hàng (port of loading)

– Cảng dỡ hàng (port of discharge)

– Nơi giao hàng (place of delivery/ final destination)

– Số bản vận đơn gốc (number of original B/L)

– Ký mã hiệu (marks and numbers/ container no.)

– Số lượng và loại đóng gói, mô tả hàng hoá (number and kind of packages, description of goods)

– Trọng lượng toàn bộ hay thể tích (gross weight or measurement)

– Cước phí và chi phí (freight and charges)

– Thời gian và địa điểm phát hành (place and date of issue)

– Chữ ký của người chuyên chở (signature of carrier)

vận đơn, bill of lading
Mẫn vận đơn

4. Các chứng từ khác

Bên cạnh ba chứng từ cơ bản được kể trên, các chứng từ sau cũng không kém phần quan trọng trong bộ chứng từ mua hàng nhập khẩu:

Chứng thư bảo hiểm (Insurance Policy/ Insurance Certificate)

Đây là chứng từ do người bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm và là một chế độ cam kết bồi thường về mặt kinh tế. Người được bảo hiểm có trách nhiệm đóng phí bảo hiểm cho đối tượng được bảo hiểm tương ứng với điều kiện bảo hiểm. Người bảo hiểm có trách nhiệm bồi thường những tổn thất do các rủi ro gây nên.

Giấy chứng nhận chất lượng/ số lượng (Quality/ Quantity Certificate)

Là chứng từ xác nhận chất lượng và/hoặc số lượng hàng hoá thực giao. Đồng thời, chứng minh phẩm chất hàng phù hợp và số lượng hàng hoá đúng quy định theo thỏa thuận các bên.

Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin)

Đây là chứng từ do nhà sản xuất hoặc cơ quan có thẩm quyền cấp để xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác ra hàng hóa.

*Nguồn tham khảo:

Giáo trình Kỹ thuật kinh doanh xuất nhập khẩu, Nhà xuất bản Đại học quốc gia TP.HCM