Các bộ phận thu mua thuộc mọi quy mô công ty đều thừa nhận rằng việc kiểm soát cả chi tiêu trực tiếp và gián tiếp là một phần quan trọng trong việc giảm chi phí. Quản lý tốt hai loại chi tiêu này sẽ tạo ra giá trị và phát huy sức mạnh cạnh tranh bền vững cho các tổ chức.

Trong những thập kỷ qua, hầu hết các tổ chức chủ yếu tập trung vào việc quản lý tối đa chi tiêu trực tiếp. Vì loại chi tiêu này ảnh hưởng trực tiếp với nguyên liệu thô, sản phẩm, thành phẩm và dịch vụ cần thiết cho sản xuất, ảnh hưởng đến hiệu quả và lợi nhuận chung.

Với chi tiêu gián tiếp thì khác. Quản lý chi tiêu gián tiếp đòi hỏi một cách tiếp cận chiến lược và phức tạp hơn để có thể kiểm soát và đánh giá đúng mức. Chi tiêu gián tiếp có thể chiếm từ 25% đến 40% tổng chi tiêu của một công ty.

Dưới đây là một số kỹ thuật mua sắm giúp quản lý chi tiêu gián tiếp hiệu quả trong mọi tổ chức.

Phát triển kế hoạch tìm nguồn cung ứng chiến lược

Một doanh nghiệp đang tìm cách tối ưu hóa các quy trình mua sắm gián tiếp của mình phải tập trung vào việc thiết lập một chiến lược tìm nguồn cung ứng cho cả chi tiêu trực tiếp và gián tiếp. Từ đó thiết lập quan hệ đối tác hợp tác với các nhà cung cấp. Tiếp đến, thực hiện phân tích chi tiết tất cả các khoản chi gián tiếp.

 Phát triển một kế hoạch tìm nguồn cung ứng chiến lược sẽ giúp thiết lập các hoạt động ưu tiên, phân tích thị trường, một chiến lược SRM (Supplier Relationship Management) toàn diện và các yêu cầu về hiệu suất gián tiếp cho các nhà cung ứng. Cũng như cách tiếp cận để quản lý hợp đồng, xử lý các giao dịch mua và hóa đơn. Đồng thời, giúp thiết lập một chiến lược mua sắm mới nếu cần.

Phân tích chi tiêu

Sử dụng dữ liệu phân tích chi tiêu để giảm chi phí, giúp tăng hiệu quả và cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp. Những kết quả phân tích này sẽ nhấn mạnh giá trị của chính sách giảm chi phí của tổ chức, cùng với chương trình đào tạo và phát triển nhằm mang lại lợi ích cho cả người lao động và công ty nói chung. 

Bảng phân tích chi tiêu cần bao gồm những mặt hàng được mua trong một khoảng thời gian, mô tả mặt hàng, mức tiêu thụ, giá cả và các nhà cung cấp liên quan. Khi thu thập dữ liệu chi tiêu, công ty có thể lấy dữ liệu từ nhiều nguồn như Hệ thống ERP, báo cáo đơn đặt hàng, nhật ký kế toán, báo cáo nhà cung cấp và hồ sơ bán hàng,…

Hồ sơ bán hàng là một nguồn thú vị để kết hợp với dữ liệu lịch sử về chi tiêu. Chúng cung cấp một cái nhìn về tương lai. Điều này làm cho chúng hữu ích để dự báo các giao dịch tiềm năng và xu hướng trong hồ sơ chi tiêu.

Đào tạo nhân viên về chi tiêu gián tiếp

Mặc dù hầu hết mọi tổ chức đều thừa nhận vai trò thiết yếu của việc kiểm soát chi tiêu trực tiếp, nhưng nhiều tổ chức lại chưa quan tâm đúng mức tới chi tiêu gián tiếp.

Bằng cách giám sát và theo dõi các số liệu hiệu suất chung nhất định, các nhà quản lý thu mua có quyền truy cập dễ dàng hơn. Từ đó đánh giá sự tuân thủ hợp đồng, sự hài lòng của người tiêu dùng, khả năng cạnh tranh về chi phí và khuyến khích cải tiến chất lượng.

Toàn cầu hóa ngày càng tăng, thị trường biến động ngày càng tăng và điều kiện giá cả ngày càng phức tạp chỉ là một số ví dụ về sự thay đổi của các yếu tố bên ngoài. Nâng cao nhận thức của các cấp liên quan, đặt biệt là bộ phận thu mua về quản lý chi tiêu sẽ giúp giảm thiểu các chi phí không cần thiết.

Cải thiện hoạt động quản lý nhà cung cấp

Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp , còn được gọi là SRM , là một cách tiếp cận có hệ thống để đánh giá những đóng góp của nhà cung cấp cho doanh nghiệp của bạn
Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp , còn được gọi là SRM , là một cách tiếp cận có hệ thống để đánh giá những đóng góp của nhà cung cấp cho doanh nghiệp của bạn

Hoạt động quản lý chi tiêu gián tiếp tập trung vào việc kiểm soát chi tiêu, chứ không phải lợi ích của việc hợp tác giữa các nhà cung cấp. Mối quan hệ với các nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất mang tính chất giao dịch và nhấn mạnh vào chi phí cạnh tranh. Chi tiêu gián tiếp bao gồm nhiều nhà cung cấp và có thể khó xử lý tất cả các hợp đồng. 

Chúng ta có thể trả nhiều hơn số cần thiết nếu không có sự phân tích và quản lý cẩn thận. Dành thời gian để nghiên cứu và phân loại chi tiêu gián tiếp của tổ chức ở tất cả các địa điểm và bộ phận. Nhóm các sản phẩm và phân loại các nhà cung cấp chính cho từng loại.

Xem lại lịch sử mua các sản phẩm liên quan xung quanh các doanh nghiệp và sau đó tìm cách thương lượng các thỏa thuận có lợi với các nhà cung cấp dựa trên giá khối lượng hoặc tìm các khu vực dư thừa và các khu vực để tiết kiệm chi phí.

Nếu nhà cung cấp không thể tuân thủ các tiêu chuẩn được yêu cầu, người mua có thể hỗ trợ nhà cung cấp cải tiến dịch vụ của mình hoặc thực hiện các quy trình để cải thiện chu trình mua sắm của mình.

Quản lý hiệu quả các hợp đồng thu mua

Thông qua việc quản lý hiệu quả các hợp đồng thu mua, công ty sẽ tạo ra mối quan hệ tốt hơn với khách hàng, nhà cung cấp, đối tác chiến lược và nhà đầu tư. Một hợp đồng bao gồm việc thương lượng các điều khoản và điều kiện.

Hợp đồng cho phép bạn theo dõi số lượng và số lượng đã cam kết so với ngân sách hợp đồng, hạn chế giao dịch đối với một danh sách hàng hóa nhất định, thực thi định giá với các điều khoản hợp đồng và giới hạn tổng chi tiêu cho một nhà cung cấp cụ thể.

Cải thiện kết quả thị trường bằng cách làm rõ các rủi ro, nghĩa vụ và cơ hội trong hợp đồng. Kiểm tra và xem xét tất cả các hợp đồng của nhà cung cấp một cách thường xuyên. Xác định và kiểm soát tất cả các hợp đồng trong toàn tổ chức. Đồng thời dành thời gian để phân tích, điều chỉnh và hợp nhất khi cần thiết.

Sử dụng công nghệ

Các tiêu chí phức tạp, rời rạc là nguyên nhân chính dẫn đến việc quản lý chi tiêu kém hiệu quả. Vấn đề này có nguyên nhân từ việc có rất nhiều người, bộ phận liên quan đến hoạt động thu mua nội bộ nội bộ của công ty. Để hợp lý hóa và đơn giản hóa quy trình, các nhóm thu mua gián tiếp cần tập trung và cố gắng tạo ra trải nghiệm mua hàng không phức tạp.

Lựa chọn giải pháp mua sắm điện tử là một công nghệ mua sắm gián tiếp dễ sử dụng. Liên kết tất cả các giao diện với hệ thống ERP của công ty để hợp lý hóa quy trình cho cả cách tiếp cận Chi tiêu trực tiếp và gián tiếp để sử dụng đầy đủ hệ thống nền tảng duy nhất.

Xây dựng lòng tin với các bên liên quan

Bộ phận thu mua có thể làm được những điều trên, nhưng có thể gặp phải các vấn đề phức tạp khác nếu các chính sách và thủ tục mới được áp dụng mà không có sự trợ giúp của các bên liên quan trong cùng công ty. Việc xây dựng mối quan hệ hợp tác tuyệt vời với các bên liên quan trong kinh doanh rất cần thiết trong việc đảm bảo các đơn vị kinh doanh tuân thủ các chiến lược tìm nguồn cung ứng. 

Để đạt được điều này, cần xây dựng lòng tin giữa bộ phận thu mua, các bên liên quan khác trong công ty và các đối tác bên ngoài. Thông qua mối quan hệ giữa mọi người, bạn có thể phát triển các chiến lược tốt hơn, tạo ra nhiều giá trị hơn, xây dựng cơ sở cung ứng ổn định và nhanh nhẹn. 

Bằng cách nâng cao quy trình, khả năng hiển thị, công nghệ và quản lý nhà cung cấp, bạn sẽ tìm thấy các khoản tiết kiệm mà bạn chưa từng nghĩ đến trong khi vẫn đạt được hiệu quả mua sắm như mong đợi.

Mặc dù chi tiêu gián tiếp khó theo dõi, giám sát và đánh giá kỹ lưỡng hơn. Việc triển khai các phương pháp hay nhất trong hệ thống quản lý (ERP) có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong lợi nhuận của tổ chức bạn. Hiểu được chi tiêu gián tiếp sẽ giúp tổ chức đánh giá dòng tiền của mình và tối ưu hóa các khoản tiết kiệm. Đây là một phần quan trọng của hoạt động thu mua mà không bao giờ nên xem nhẹ.

THAM KHẢO

Procurement Techniques to Manage Indirect Spend