7 chiến lược thu mua giúp tối ưu hóa chi phí doanh nghiệp

Nguyễn Liên
7 chiến lược thu mua giúp tối ưu hóa chi phí doanh nghiệp

Chiến lược thu mua là một quá trình phức tạp tại một doanh nghiệp. Nó đòi hỏi đầu vào từ tất cả các phòng ban và các khu vực chức năng của một tổ chức. Theo các chuyên gia, các tổ chức phải xây dựng một nhóm thu mua phát triển với mục đích phát triển với các mục tiêu kinh doanh của họ.



Khi bắt đầu một chiến lược procurement tối ưu hóa chi phí có thể thực hiện 7 bước dưới đây:


Bước 1: Tiến hành phân tích nhu cầu nội bộ


Để bắt đầu, nhóm procurement sẽ cần đánh giá về hiệu suất hiện tại và sau đó xác định nhu cầu và mục tiêu trước khi phát triển chiến lược mua hàng. Điều này liên quan đến việc thu thập một số dữ liệu khác nhau. Mục đích của việc thu thập dữ liệu ban đầu là để đánh giá hiệu suất, tài nguyên được sử dụng, chi phí cho tất cả các bộ phận / chức năng trong tổ chức và dự báo tăng trưởng hiện tại.



Bước 2: Đánh giá thị trường của nhà cung cấp


Trong bước này, nhóm procurement chiến lược sẽ phải xác định các quốc gia tiềm năng là nguồn cung khả thi của nguyên liệu thô, linh kiện, hàng hóa thành phẩm hoặc dịch vụ cần thiết cho công tác vận hành của doanh nghiệp. Những yêu cầu cụ thể có thể sẽ dẫn đến việc giới hạn số lượng các quốc gia phù hợp. Chẳng hạn nếu một trong những nguyên liệu thô được sử dụng bởi doanh nghiệp chỉ có thể được tìm thấy ở một quốc gia thì các tùy chọn sẽ hẹp hơn nhiều.


Đối với các sản phẩm được sản xuất, việc lựa chọn nhà cung ứng sẽ rộng hơn vì sẽ nhiều quốc gia tiềm năng cung cấp các sản phẩm này. Ngoài ra, một điều cần lưu ý đó chính là dịch vụ có thể bị giới hạn bởi các yêu cầu công nghệ của tổ chức.


Bước 3: Thu thập thông tin nhà cung cấp


Điều quan trọng ở bước này chính là doanh nghiệp phải lựa chọn nhà cung cấp kỹ lưỡng và cẩn thận. Việc nhà cung cấp không có khả năng đáp ứng các tiêu chí lựa chọn có thể dẫn đến tổn thất đáng kể cho tổ chức. Danh tiếng và hiệu quả kinh doanh của nhà cung cấp phải được đánh giá và xếp hạng cho doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quyết định của mình.


Báo cáo tài chính, báo cáo tín dụng và tài liệu tham khảo phải được kiểm tra cẩn thận. Nếu có thể, tổ chức nên sắp xếp để kiểm tra trang web của nhà cung cấp và nói chuyện với các khách hàng khác về kinh nghiệm của họ với nhà cung cấp. Việc khai thác thông tin từ các đại lý, những người quen thuộc với thị trường và các bên liên quan, cũng có thể có lợi cho quá trình này.


Các tổ chức có thể chọn nhiều hơn một nhà cung cấp để tránh sự gián đoạn nguồn cung tiềm năng cũng như tạo ra một môi trường cạnh tranh. Chiến lược này cũng có hiệu quả đối với các tổ chức đa quốc gia lớn và cho phép kiểm soát tập trung, nhưng giao hàng trong khu vực nhiều hơn.


Bước 4: Xây dựng chiến lược tìm nguồn cung ứng / thuê ngoài


Dựa trên thông tin thu thập được trong ba bước đầu tiên, một tổ chức có thể phát triển chiến lược tìm nguồn cung ứng / thuê ngoài. Sau đây là các ví dụ về chiến lược tìm nguồn cung ứng:

  1. Mua trực tiếp: Gửi Yêu cầu Đề xuất (RFP) hoặc Yêu cầu Trích dẫn (RFQ) để chọn nhà cung cấp.
  2. Mua lại: Mua từ một nhà cung cấp mong muốn.
  3. Quan hệ đối tác chiến lược: Tham gia vào thỏa thuận với một nhà cung cấp được chọn.

Việc thiết lập một chiến lược hơn nữa phụ thuộc vào khả năng cạnh tranh trên thị trường giữa các nhà cung cấp, yếu tố rủi ro tìm nguồn cung ứng gia công, chiến lược kinh doanh và động lực cho hoạt động thuê ngoài.


Bước 5: Thực hiện chiến lược tìm nguồn cung ứng tối ưu chi phí


Chiến lược tìm nguồn cung ứng liên quan đến mua lại hoặc quan hệ đối tác chiến lược là chủ trương chính.


Để mua trực tiếp, các tổ chức có thể bắt đầu bằng Thư bày tỏ nguyện vọng (Expression of Interest – EOI), chuẩn bị RFP hoặc RFQ và thu hút giá thầu từ các nhà cung cấp tiềm năng được xác định là một phần của quy trình đấu thầu cạnh tranh.


Bước 6: Đàm phán với các nhà cung cấp và chọn giá



Nhóm chiến lược procurement phải đánh giá phản hồi từ các nhà cung cấp và áp dụng các tiêu chí đánh giá của mình. Các nhà cung cấp đấu thầu có thể yêu cầu thông tin bổ sung để đưa ra giá thầu thực tế nhất và doanh nghiệp nên cung cấp thông tin này cho tất cả các nhà thầu từ đó giúp học có cơ sở phản hồi những thông tin mới trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.

Sau khi nhận được hồ sơ dự thầu, các chuyên gia tìm nguồn cung cấp danh sách rút gọn các nhà thầu và tiến tới thương lượng với nhà cung cấp được lựa chọn đầu tiên.


Bước 7: Thực hiện kế hoạch chuyển đổi hoặc cải thiện chuỗi cung ứng theo hợp đồng


Các nhà cung cấp được chọn làm những đối tác chiến lược nên được mời tham gia thực hiện các cải tiến. Kế hoạch trao đổi phải được phát triển và một hệ thống đo lường và đánh giá hiệu suất sẽ được xây dựng dựa trên việc sử dụng các chỉ số hiệu suất chính có thể đo lường (KPI).


Kết luận


Các bước đơn giản này sẽ giúp các chuyên gia thu mua và nhóm của họ phát triển và thực hiện một kế hoạch thu mua chiến lược khả thi. Thuê một chuyên gia trong ngành có kiến ​​thức sâu rộng về thị trường để đưa ra chiến lược tốt nhất cho tổ chức của bạn.


Theo Issuu



Nội dung khác

Cách tối ưu Giỏ hàng online để tăng Doanh số

Vừa qua, Hội nghị bàn tròn về thương mại điện tử của WBSRocks đã có các chuyên gia trong ngành chia...

80% tương tác mua hàng B2B sẽ diễn ra online vào năm 2025

Gartner Inc. - công ty tư vấn và nghiên cứu công nghệ có trụ sở tại Stamford, Connecticut - gần đây...