Hiện nay, thu mua là hoạt động không thể thiếu trong chuỗi cung ứng của các công ty, doanh nghiệp và thường bao gồm các công việc như lập kế hoạch mua, nghiên cứu lựa chọn nhà thầu, đàm phán, mua hàng, quản lý hàng hóa thu mua, thanh toán… Bài viết xin giới thiệu 6 nguyên tắc cơ bản của hoạt động thu mua mà các nhà quản lý thu mua cần nắm bắt được.

Đúng chất lượng (Right quality)

Thuật ngữ đúng chất lượng đề cập đến sự phù hợp của chất lượng mặt hàng với mục đích mà nó được yêu cầu. Để sản xuất hàng hóa có chất lượng tốt nhất thì loại nguyên liệu với chất lượng tốt nhất là đúng chất lượng, trong khi để sản xuất các mặt hàng có chất lượng trung bình, thì chất lượng nguyên liệu trung bình sẽ là chất lượng phù hợp.

Chất lượng của mặt hàng có thể được đo bằng các thử nghiệm vật lý, phân tích hóa học hoặc bằng bất kỳ phương pháp nào khác tùy thuộc vào bản chất của sản phẩm. Việc sử dụng các đặc điểm kỹ thuật, tiêu chuẩn, tên thương hiệu hoặc tên thương mại có thể sẽ giúp mua được nguyên vật liệu đúng chất lượng yêu cầu. Bộ phận mua hàng có nhiệm vụ đảm bảo nguyên vật liệu được mua đáp ứng các yêu cầu về chất lượng đã được đề ra.

Các thiết bị, vật tư vật liệu cần mua sắm và chất lượng của nó thường sẽ được các kỹ sư hoặc bộ phận sử dụng quyết định, tuy nhiên, bộ phận mua hàng có thể đặt câu hỏi về yêu cầu của các bộ phận khác nhau trên cơ sở kinh nghiệm của mình và đề xuất các giải pháp thay thế khác nhau. Bộ phận kiểm tra phải xác minh xem hàng hóa được cung cấp có phù hợp với đơn hàng đã đặt hay không.

Đúng số lượng (Right quantity)

Về cơ bản, các nguyên vật liệu mua cần phải đúng số lượng. Đúng số lượng được hiểu là số lượng có thể mua tại một thời điểm với chi phí tối thiểu và tránh được tình trạng thiếu nguyên vật liệu. Đảm bảo và duy trì dòng nguyên liệu thường xuyên để thực hiện hoạt động sản xuất là mục tiêu quan trọng của bất kỳ tổ chức mua hàng nào. Nên tránh mua quá nhiều, dẫn đến dự trữ quá nhiều, thâm hụt vốn một cách không cần thiết và tăng chi phí lưu tồn kho.

Để quyết định đúng số lượng cần mua, các nhà quản lý cần phải xem xét đến một số yếu tố quan trọng nhất định. Cụ thể là bản chất của quá trình sản xuất, bản chất của vật liệu được sử dụng, các điều kiện thị trường (như thị hiếu và sở thích của người dân, chi phí nguyên vật liệu được mua), chi phí sở hữu và khả năng lưu trữ của công ty, doanh nghiệp.

Trong hoạt động thu mua, căn cứ vào tính chất, nhu cầu và khả năng lưu trữ của các công ty, việc đặt hàng số lượng lớn thường được ưu tiên. Đặt hàng số lượng lớn là việc đặt hàng kết hợp số lượng của nhiều hơn một đơn hàng để làm tròn thành đơn hàng hàng tháng, hàng quý, hay hàng năm hoặc cho một khoảng thời gian dự kiến nào đó. Mua hàng số lượng lớn sẽ đảm bảo tính kinh tế, yêu cầu chi phí hoạt động thấp hơn trong bộ phận mua hàng.

Đúng thời gian (Right time)

Thời gian mà việc mua hàng được thực hiện có ý nghĩa rất quan trọng. Trường hợp các vật tư, vật liệu được sử dụng thường xuyên, việc mua hàng đúng thời điểm nghĩa là thời điểm mà lượng hàng tồn kho đạt mức tối thiểu. Hoạt động mua vật liệu mới phải được bắt đầu ngay lập tức khi vật liệu tồn kho đạt đến mức phải mua lại để không gây dán đoạn việc sản xuất, cung ứng.

Thông thường, bộ phận kiểm soát nguyên vật liệu sẽ gửi đơn đề nghị mua hàng đến bộ phận mua hàng để mua nguyên vật liệu. Trong trường hợp nguyên vật liệu được yêu cầu cho những công việc đặc biệt, bộ phận mua hàng phải đảm bảo nguyên vật liệu được giao đúng thời hạn. Một yếu tố quan trọng khác cần được xem xét là việc vận chuyển nguyên vật liệu từ các cửa hàng đến các bộ phận sản xuất. Bất kỳ sự chậm trễ nào trong việc cung cấp nguyên vật liệu cho các công việc khác nhau sẽ làm chậm quá trình sản xuất.

Đúng nguồn cung cấp (Right source)

Lựa chọn đúng nguồn mua nguyên vật liệu là điều cần được lưu ý trong thủ tục mua hàng. Nguồn cung cấp vật liệu phù hợp là nơi cung cấp vật liệu đúng chất lượng, đúng số lượng đã đặt hàng, vào đúng thời điểm mà vật liệu được yêu cầu cung cấp và với giá đã thỏa thuận với nhà cung cấp. Các nhà cung cấp phải là người, đơn vị luôn tuân thủ các cam kết mà không cần theo dõi nhiều, có nguồn lực tài chính cần thiết và nhân lực thích hợp để xử lý đơn đặt hàng và có uy tín trong hoạt động kinh doanh đã được chứng minh.

Nguồn cung cấp nguyên vật liệu phải được lựa chọn trong khoảng cách hợp lý với địa điểm của người mua. Điều này sẽ giảm thiểu sự chậm trễ giao hàng, phí vận chuyển cao hơn và cải thiện mối liên lạc cá nhân giữa người mua và nhà cung cấp và cho các phép dịch vụ sau bán hàng được tốt hơn. Nên tránh xa những người trung gian và người môi giới trong việc mua nguyên vật liệu.

Đúng đơn giá (Right price)

Xác định đúng giá là công việc khó khăn nhất trong chuỗi công việc thu mua, là mục tiêu chính của bất kỳ tổ chức nào khi mua các nguyên vật liệu. Đúng đơn giá là mức giá mang lại giá trị cuối cùng tốt nhất của số tiền đầu tư vào việc mua vật liệu.

Việc xác định giá phù hợp của một sản phẩm phụ thuộc vào nhiều yếu tố như chất lượng, thời gian giao hàng, diễn biến cung – cầu, các dịch vụ sau bán hàng, chiết khấu được cung cấp và điều khoản mua hàng, v.v. Tóm lại, việc xác định giá hợp lý không chỉ phụ thuộc vào kiến thức thị trường mà còn phải hiểu rõ về quy trình định giá. Việc xem xét tất cả các yếu tố nói trên được gọi là “phân tích giá trị”. Cuối cùng, cần có sự thương lượng giữa bộ phận mua hàng và các nhà cung cấp để xác định mức giá phù hợp cho mặt hàng cần mua.

Đúng địa điểm (Right place)

Bên cạnh việc thu mua nguyên vật liệu đúng chất lượng, đúng số lượng, đúng nguồn cung cấp với giá cả phù hợp, nguồn vật liệu cần phải có sẵn ở đúng địa điểm. Chi phí vận chuyển và xử lý vật liệu bị ảnh hưởng rất nhiều bởi việc lựa chọn địa điểm phù hợp từ nơi thu mua vật liệu. Để giảm thiểu những chi phí này, việc lựa chọn đúng địa điểm để mua vật liệu là điều quan trọng cần được xét tơi. Nếu nhà cung cấp trong nước cũng như bên ngoài đáp ứng các điều kiện thu mua thì nơi cung cấp ở trong nước nên được ưu tiên hơn.

Trên đây là các 06 nguyên tắc mua hàng mà nhân sự phụ trách thu mua phải nắm được và cần áp dụng trong hoạt động thu mua để bảo đảm việc thu mua được hoàn thành một cách hiệu quả nhất.