Kế hoạch sản xuất đóng vai trò là hướng dẫn cho mọi hoạt động của một doanh nghiệp. Nó thiết lập và trình tự các hoạt động phải được thực hiện để đạt được mục tiêu sản xuất, để tất cả các nhân viên liên quan biết ai cần phải làm gì, khi nào, ở đâu và như thế nào.

Lập kế hoạch sản xuất là “Quy trình hành chính diễn ra trong một doanh nghiệp sản xuất và liên quan đến việc đảm bảo rằng đủ nguyên liệu, nhân viên và các vật dụng cần thiết khác được thu mua và sẵn sàng tạo ra sản phẩm phẩm theo lịch trình đã định” (theo the Business Dictionary).

Cách lập kế hoạch sản xuất hiệu quả

Quá trình lập kế hoạch và kiểm soát sản xuất có thể được chia thành 5 bước như sau:

Bước 1: Dự báo nhu cầu sản phẩm

Ước tính nhu cầu để bạn biết bạn cần sản xuất bao nhiêu sản phẩm trong một khoảng thời gian cụ thể. Bạn có thể đã có một số đơn đặt hàng được xác nhận trong vài tháng tới, nhưng trên hết, bạn cần dự đoán số lượng những đơn hàng có thể đến trong tương lai.

Một kỹ thuật truyền thống để ước tính nhu cầu sản phẩm là dựa trên thông tin lịch sử (ví dụ: các đơn đặt hàng do khách hàng của bạn đặt trong quá khứ). Mặc dù đây là một phương pháp rất phổ biến, nhưng bạn cần phải xem xét các yếu tố bên ngoài và bên trong trong môi trường kinh doanh có thể thay đổi các mô hình trong quá khứ. Ví dụ: xu hướng thị trường mới, nền kinh tế suy thoái hoặc chiến dịch tiếp thị mới có thể làm tăng hoặc giảm nhu cầu sản phẩm của bạn so với những gì đã xảy ra trong quá khứ.

Bước 2: Xác định các lựa chọn tiềm năng cho sản xuất

Xác định các phương án sản xuất khác nhau để đáp ứng nhu cầu dự báo về sản phẩm của bạn. Ở bước này, bạn hãy xác định lượng máy móc, nhân lực, nguyên vật liệu và thời gian nhất định cần cho quá trình sản xuất. Sự kết hợp khác nhau của các yếu tố đầu vào này có thể dẫn đến thời gian và chi phí sản xuất khác nhau.

Lập bản đồ tất cả các bước trong quy trình sản xuất 

Hãy tính đến việc các hoạt động được sắp xếp theo trình tự hoặc phụ thuộc vào các nhiệm vụ khác, hoặc nếu chúng xảy ra đồng thời hoặc độc lập. Bạn có thể tham khảo một sơ đồ đơn giản như hình dưới để hình dung rõ hơn. Mỗi ô trong sơ đồ tương ứng với một nhiệm vụ trong quá trình sản xuất. Tuy nhiên, để có được một kế hoạch tốt nhất, mỗi công ty nên tạo ra bản đồ sản xuất riêng phù hợp với các đặc điểm của công ty mình.

Ví dụ về bản đồ kế hoạch sản xuất

Xác định các nguồn lực cần thiết

  • Nguồn nhân lực. Xác định số lượng nhân viên sẽ tham gia vào mỗi giai đoạn của quá trình sản xuất và chi phí cho các nhân viên đó. Đảm bảo rằng thời gian của họ được sử dụng tốt.
  • Máy móc và thiết bị. Xác định các máy móc cần thiết và tính khả dụng của chúng, bao gồm bất kỳ bảo trì hoặc thay thế nào có thể cần thiết.
  • Nguyên vật liệu. Lập danh sách tất cả các nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất và cách bạn sở hữu chúng. Đánh giá độ tin cậy các nhà cung cấp của bạn, bao gồm cả thời gian giao hàng. Có sẵn nguyên vật liệu khi cần thiết là rất quan trọng đối với quá trình sản xuất.
  • Hàng tồn kho. Giữ một lượng hàng tồn kho lớn là tốn kém, nhưng giữ một lượng hàng tồn kho thấp sẽ gặp rủi ro nếu nhu cầu thị trường biến động thường xuyên. Có sẵn một hệ thống kiểm soát hàng tồn kho tốt có thể giúp công ty của bạn đáp ứng các thay đổi về nhu cầu và giảm thiểu các vấn đề hoặc sự chậm trễ có thể xảy ra trong quá trình sản xuất.

Bước 3: Sử dụng kết hợp các nguồn lực hiệu quả

So sánh chi phí và thời gian của từng phương án sản xuất tiềm năng và chọn phương án sử dụng kết hợp hiệu quả nhất các nguồn lực. Luôn đảm bảo rằng bạn có thể chi trả các chi phí liên quan đến quá trình sản xuất (mua nguyên vật liệu, thuê văn phòng, trả lương cho nhân viên,…)

Bạn cần thông báo kế hoạch sản xuất này với tất cả các bộ phận và nhân sự liên quan đến quá trình sản xuất, bao gồm nguồn nhân lực, tài chính, thu mua, marketing, tiếp thị,… Nếu mọi người biết phải làm gì và thiết bị nào nên được sử dụng từng nhiệm vụ của quá trình sản xuất, hoạt động sẽ trơn tru hơn.

Bước 4: Giám sát và kiểm soát

Bạn muốn đảm bảo rằng kế hoạch của bạn đang hoạt động theo đúng cách mà nó đã dự định. Giám sát và kiểm soát là so sánh những gì đang xảy ra với những gì sẽ xảy ra. Có một hệ thống kiểm soát tại chỗ giúp bạn phát hiện các vấn đề ngay khi chúng xảy ra, cho phép bạn có thêm thời gian để sửa chữa trước khi quá muộn.Giám sát các quy trình theo kế hoạch sản xuất

Bước 5: Điều chỉnh

Hãy chuẩn bị để điều chỉnh kế hoạch nếu cần. Kế hoạch sản xuất cần phải linh hoạt để đáp ứng những thay đổi về nhu cầu của khách hàng (VD: một đơn đặt hàng quan trọng bị hủy bỏ). Ngoài ra, bạn cần tính đến những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình sản xuất (ví dụ như hỏng máy, công nhân bị ốm hoặc nhà cung cấp không giao hàng đúng hạn) và có kế hoạch giảm thiểu rủi ro.

Nhìn chung, một kế hoạch sản xuất hiệu quả và chất lượng sẽ giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian và các chi phí liên quan khi triển khai thực hiện. Chính vì thế, các nhà quản lý hãy thật đầu tư ngay từ bước đầu tiên này để quá trình sản xuất được trơn tru hơn và không có nhiều phát sinh ngoài ý muốn.

Nguồn tham khảo: https://www.pakistansmetoolkit.com/quick-links/production-planning-in-5-steps/